Cómo convertir una pasión en negocio: Sebastián López

Este episodio del podcast Círculo de Poder —episodio #62— es una conversación con Sebastián López, socio y cabeza financiera de Budokan, el evento de anime y cultura geek más grande de Ecuador. Un proyecto que nació en 2012 con un grupo de amigos —el que lo lideraba tenía apenas 14 años— y que hoy llena el Palacio de Cristal con miles de asistentes.

Detrás del show hay finanzas, logística, permisos y decisiones de riesgo. La charla es especialmente útil para quien quiere entender cómo se convierte una afición en una operación con estructura.

1. De 500 personas en Durán al Palacio de Cristal

Budokan empezó en 2012 en Durán, antes del boom de las redes sociales, con unas 500 personas. Su fundador, David, tenía 14 años y no era parte de la organización de los eventos que ya existían.

Dijo: me voy a abrir mi propio evento, yo creo que sí puedo.

La escalera de crecimiento:

• 2013 — Centro Cívico y el primer artista internacional, César Franco, cantante de Digimon.
• 2014 y 2015 — La Salle, donde ocurre el punto de quiebre.
• 2015 — llegan Mario Castañeda y René García, las voces de Goku y Vegeta. Se quedaron entre mil y dos mil personas afuera; la fila daba la vuelta al colegio entero.
• 2016 en adelante — el Palacio de Cristal como casa fija.

2. Compró un evento al que nunca había ido

Sebastián entró en 2022, cuando Budokan retomaba después de dos años de pausa por pandemia y el fundador decidió vender parte de las acciones. La confesión es honesta:

Nunca había pisado Budokan antes de comprarlo. Nunca.

Pero no fue una apuesta improvisada. Venía de dos años organizando torneos de videojuegos con otra marca, y en 2021 hizo la parte de videojuegos de Budokan Online, tercerizada. Ahí conoció la operación desde adentro —aunque en formato virtual, porque ese año no hubo evento presencial.

Su lectura de la decisión:

Estudié cómo era el mercado geek, fui a otros eventos, trabajé en otros eventos, estuve viendo activaciones de marcas. Fue 50% análisis, 50% confiando, porque yo tenía los números que me había dado David.

Y el veredicto tres años después:

Probablemente, en temas empresariales, la mejor decisión que he tomado.

3. El detalle que te deja sin evento

El rol de Sebastián es financiero, pero él mismo define su alcance real de otra manera:

Yo desde cargar pacas de agua hasta pagarle a los artistas, ese es mi rango dentro del evento. Y eso tenemos que hacer todos los que somos parte de Budokan. No es de que “yo no me ensucio”. Todos nos ensuciamos.

Las piezas que hay que coordinar en simultáneo:

• Unas 70 personas el día del evento, contra cinco del directorio que empiezan a reunirse un año antes.
• Artistas internacionales, auspiciantes y proveedores — carpas, mesas y sillas, tarima, sonido, bebidas, el propio Palacio de Cristal.
• Permisos municipales, de eventos, de intendencia y bomberos.
• Unos 800 gafetes que entregar a distintos proveedores.
• Montaje y desmontaje por una calle de un solo carril por la que tienen que pasar camiones.

De ahí la tesis operativa del episodio:

Ser super orientados al detalle, porque si se te escapa por una cosita se te puede fregar todo el evento. Por un detallito, en un permiso, te quedaste sin evento.

Nunca les pasó, pero han corrido: un permiso de intendencia retirado el día antes, y en otro evento de comida, un local sin permiso de bomberos que los obligó a sacar una excepción de urgencia.

Intendencia siempre trabaja la semana del evento. Si no sale a las 5 de la tarde del viernes, no encuentras hasta el lunes y el evento es sábado y domingo.

4. El recurso escaso no es el dinero, es el tiempo

Cuando le preguntan cómo se compra tiempo, la respuesta reordena la prioridad:

Los artistas tienen su tiempo, los proveedores tienen su tiempo, el Palacio de Cristal tiene sus tiempos. Todo tiene sus tiempos, y si no lo organizas con suficiente anticipación se te viene encima todo.

El punto donde la aritmética deja de cerrar:

Estás hablando con gente de Japón y con gente de acá que trabaja hasta las 5 de la tarde. Te coincide una hora en el día. Y también tienes que ir a ver a tu familia, recoger a tus hijos en el colegio. Las 24 horas del día llega un punto en que no dan.

La corrección que aplicaron fue doble: delegar mejor —de uno organizando pasaron a cinco— y adelantar los contactos.

No nos puede volver a pasar quedarnos sin el artista que queremos. Un año antes nos empezamos a contactar, y si es año y medio, año y medio, porque hay algunos que tienen bloqueado año y medio de calendario.

5. Elasticidad: por qué el ticket no sube

Esta es la sección más aplicable para cualquiera que venda entradas o accesos. Budokan lleva tres años con el mismo precio base, y no es descuido:

Nuestra elasticidad en eventos geek no es tan elástica como parece. Nosotros subimos el precio de la entrada y sí se ve afectada la asistencia.

La razón está en lo que pasa adentro:

• 34 tiendas dentro del evento.
• Patio de comidas con locales temáticos.
• Meet and greets con los artistas, que ponen su propio precio, entre 10 y 50 dólares.

Si le subimos el ticket de la entrada, dicen “adentro tengo que gastar más”. O dejan de gastar adentro, o dejan de ir porque no van a disfrutar el evento.

La jugada de este año fue al revés: un early bird a 10 dólares —el precio más barato desde que él entró— lanzado sin haber anunciado ningún artista, con unas veinte entradas diarias vendidas a 130 días del evento.

Es más fácil hacer un esfuerzo por 10 dólares que por 14. Y a la final se termina monetizando adentro de otras maneras.

Sobre la competencia gratuita, su posición evita el victimismo:

Yo nunca le deseo el mal a ningún evento. Ojalá les vaya súper bien, porque yo sé que a mí me va a ir bien si a ellos les va bien. Si no les va bien, es un indicador de que algo pasa con el consumidor.

Cómo se mide si un artista trajo gente

La pregunta difícil de todo evento con cartel: ¿el invitado se pagó solo? Budokan tiene dos métodos, uno empírico y uno formal.

El empírico se mide en metros:

Dependiendo de hasta dónde llega el público en el concierto, decimos: okay, está hasta la carpa de sonido, está más allá, está a tres cuartos. Ahí decimos pegó más, pegó menos.

El formal llegó hace apenas dos años, por iniciativa de David, el fundador:

• Encuestas previas para decidir a quién traer — una garantía parcial de que va a pegar.
• Encuestas posteriores para saber por quién fue la gente.
• Indicadores indirectos: si se agotaron los meet and greets, cuánta fila tuvieron.

El dato duro que sacaron en Quito: el 48% de los asistentes dijo que fue por Mario Castañeda y René García.

Sacar todo palpable, y no lo que nosotros creamos que funciona.

Sebastián también nombra el límite estructural del negocio de eventos anuales:

Nuestra prueba y error es una vez al año. Es durísimo el saber: ¿será que funciona? Nos vemos el próximo año y te digo.

La regla de los 10 animes

La parte más divertida del episodio empieza con una precisión sobre la palabra:

En Japón todavía es discriminatorio, por si acaso. Cuando los artistas japoneses vienen y les decimos “los otakus”, se quedan como que “¿por qué los ofendes así?”. Aquí la comunidad adoptó el término.

Y sigue con su criterio propio:

Si has visto 10 animes, eres otaku. Así de sencillo.

El ejercicio con el que lo demuestra: Doraemon, Shin Chan, Supercampeones, Caballeros del Zodíaco, Inuyasha, Naruto, One Piece. Ya van siete, sin contar las películas de Studio Ghibli que pasaron por cine.

Con el 90% de la gente con la que he hecho este ejercicio, han sido otakus. Otakus de clóset.

Detrás del chiste hay una lectura de mercado seria. La diferencia generacional no es si ven anime, sino cómo:

• Los mayores lo vieron doblado al español, y por eso los actores de doblaje son el gancho más fuerte del cartel.
• Los más jóvenes piden seiyus, los actores de doblaje japoneses — más difíciles de traer, y unas siete veces más caros.
• El 80% del público de Budokan está entre los 18 y los 34 años.

El indicador que a él le confirmó la escala del fenómeno:

Cuando Netflix empezó a competir con Crunchyroll comprando derechos exclusivos de estrenos. Entrar a competir ahí es durísimo. Ahí dije: el anime es un monstruo.

El futuro: sobrevivir, expandirse, cruzar la frontera

Su objetivo a corto plazo no tiene glamour:

A corto plazo, sobrevivir Budokan Guayaquil. Cada evento es una supervivencia, no como empresa, sino como personas.

El Budokan de 2024 fueron seis días de trabajo de 18 a 19 horas cada uno. Este año son dos de evento y tres de montaje.

A mediano plazo, la expansión nacional ya está en marcha: cuatro años consecutivos en Quito, con un modelo replicable que él resume así:

Cada uno conoce su tierra. Si voy a hacer un evento a Cuenca, lo mejor es tener alguien de Cuenca.

También tienen la licencia del mundial de cosplay —son uno de 48 países que la tienen y los únicos en Ecuador—, con dos representantes viajando a Nagoya, apoyados por la embajada de Japón.

A largo plazo mira afuera, y el razonamiento es demográfico antes que romántico:

Aquí tenemos 18 o 19 millones de personas. En Colombia hay 60 y pico millones. En Brasil estos eventos son de locos, en Colombia hay eventos de 90.000 personas.

Colombia y Perú encabezan la lista por cercanía y conocimiento del mercado, con una ventaja adicional que casi nadie menciona:

La dolarización es algo super importante cuando haces eventos internacionales, por el cambio de moneda.

Pero el orden es explícito: consolidar Quito, sumar ciudades ecuatorianas, y recién después cruzar. Porque expandirse afuera significa, en sus palabras, que alguien tiene que irse a vivir a Colombia un año.

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La conversación con Sebastián López es de las más concretas del catálogo para quien piensa que su afición podría ser un negocio. Un evento que empezó con un chico de 14 años en Durán y hoy llena el Palacio de Cristal; un socio que compró acciones de algo a lo que nunca había asistido pero que había estudiado a fondo; una operación donde el recurso escaso no es el capital sino el tiempo, y donde un permiso de intendencia atrasado puede borrar un año entero de trabajo. En el medio, la lección que ordena todo lo demás: un precio que no sube porque la gente también gasta adentro, decisiones que se toman con encuestas en lugar de intuición, y un ciclo de prueba y error que solo se corre una vez al año. Y por encima de la logística, la frase con la que define el propósito del evento: nosotros no hacemos un evento, nosotros cumplimos sueños.